Rimborso spese amministratori: regole specifiche e differenze rispetto ai dipendenti nel 2026

Molte aziende gestiscono il rimborso spese dell'amministratore esattamente come quello di un dipendente qualsiasi. Nella maggior parte dei casi è corretto. Ma alcuni dettagli, se ignorati, trasformano un rimborso legittimo in un compenso mascherato, con conseguenze fiscali sia per la società sia per l'amministratore. Questo articolo spiega dove le regole coincidono e dove invece si divaricano.

Perché l'amministratore non è semplicemente "un altro dipendente"

Il compenso dell'amministratore è qualificato dall'Articolo 50, comma 1, lettera c-bis del TUIR come reddito assimilato a lavoro dipendente. Per questo, in via generale, ai rimborsi spese si applicano le stesse regole previste per i dipendenti.

Il problema nasce da un dettaglio pratico: un contratto di lavoro dipendente indica quasi sempre una sede di lavoro precisa. Il mandato di amministratore, quasi mai. Senza una sede di riferimento, non è possibile stabilire se uno spostamento sia una trasferta o un semplice tragitto casa-lavoro, eppure da questa distinzione dipende l'intera tassazione del rimborso.

L'unica soluzione praticabile, adottata dalla prassi, è usare come riferimento il Comune di residenza dell'amministratore. Se si sposta all'interno di quel Comune, il rimborso concorre a formare reddito imponibile. Se si sposta fuori, si applicano i regimi di esenzione previsti per le trasferte extra-comunali.

C'è un'eccezione da ricordare: se l'amministratore ha Partita IVA e riceve l'incarico in qualità di professionista (non di collaboratore assimilato a dipendente), le regole cambiano completamente, come vedremo più avanti.

Le tre modalità di rimborso e il chilometrico

Come per i dipendenti, l'amministratore può ricevere il rimborso in tre forme, disciplinate dall'Articolo 51, comma 5 del TUIR:

ModalitàCome funzionaLimite di esenzione (trasferte extracomunali, Italia)Analitico (a piè di lista)Rimborso delle spese effettivamente documentateNessun limite, se documentato e tracciatoForfettarioIndennità giornaliera fissa, senza obbligo di documentare le singole speseFino a 46,48 € al giornoMistoRimborso analitico di vitto/alloggio + indennità residua15,49 € o 30,99 € al giorno, a seconda delle voci già rimborsate analiticamente

A questi si aggiunge il rimborso chilometrico, per l'amministratore che utilizza l'auto propria per le trasferte. Si calcola moltiplicando i chilometri percorsi per il costo/km delle tabelle ACI, pubblicate ogni anno in Gazzetta Ufficiale. La deducibilità per la società, secondo l'Articolo 95, comma 3 del TUIR, è piena solo entro le tariffe relative ad auto fino a 17 cavalli fiscali (20 se diesel): oltre quella soglia, la parte eccedente non è deducibile.

Per rendere la spesa "certa e determinata" agli occhi del fisco, è buona prassi far risultare l'autorizzazione all'uso del mezzo proprio e i criteri di rimborso da una delibera assembleare o dallo statuto, non da un accordo informale.

L'obbligo di tracciabilità dal 2025: cosa cambia in pratica

Dal 1° gennaio 2025 la Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) ha introdotto un vincolo che riguarda direttamente i rimborsi analitici: le spese di vitto, alloggio e trasporto con taxi o NCC devono essere pagate con strumenti tracciabili (bonifico, carta di credito o debito, app di pagamento collegate a un IBAN) per restare esenti in capo all'amministratore e deducibili per la società.

Se il pagamento avviene in contanti, l'importo diventa reddito imponibile per l'amministratore e indeducibile per l'azienda: un doppio danno fiscale su una spesa che, se gestita correttamente, non avrebbe alcun impatto negativo.

Il Decreto Legge 84/2025 ha poi ristretto il campo di applicazione alle sole spese sostenute in Italia: quelle sostenute all'estero restano escluse dall'obbligo di tracciabilità, anche se pagate in contanti. La Circolare 15/E del 22 dicembre 2025 dell'Agenzia delle Entrate ha confermato questo assetto e ha chiarito che l'obbligo riguarda i rimborsi analitici: le indennità forfettarie restano esenti senza bisogno di dimostrare la tracciabilità del pagamento.

Il rimborso chilometrico, calcolato sulle tabelle ACI e non sulle singole spese sostenute, non dovrebbe rientrare nell'obbligo, ma su questo punto specifico l'Agenzia delle Entrate non ha ancora fornito un chiarimento definitivo: prudenza, quindi, nel documentare comunque le trasferte con nota spese dettagliata.

Il caso a parte: amministratore con Partita IVA

Se l'amministratore ricopre l'incarico nell'ambito della propria attività professionale, ad esempio un commercialista amministratore di una società di consulenza, il rapporto è fiscalmente lavoro autonomo. Cambia tutto:

• Le spese sostenute e successivamente riaddebitate in fattura alla società concorrono al compenso professionale, sono soggette a IVA e a ritenuta d'acconto.
• Se invece le spese sono pagate direttamente dalla società, con fatture di vitto e alloggio intestate all'azienda e non all'amministratore, non generano compenso imponibile per il professionista, secondo l'Articolo 54, comma 5 del TUIR.
• Dal 2025, anche per i rimborsi ai professionisti vale l'obbligo di tracciabilità dei pagamenti per le spese sostenute in Italia, con le stesse conseguenze previste per i rimborsi ai dipendenti in caso di violazione.

La scelta tra le due modalità, fattura diretta all'azienda o rimborso in nota spese fatturata dall'amministratore, non è indifferente: cambia chi sostiene l'IVA, chi detrae, e come viene tassato il professionista.

Vantaggi di una gestione corretta

• Deducibilità piena e prevedibile per la società, senza sorprese in sede di controllo.
• Nessuna tassazione indebita in capo all'amministratore su somme che sono un semplice ristoro di spese, non un compenso.
• Minor rischio di contestazione: una spesa documentata, tracciata e coerente con delibere o policy interne regge molto meglio a un accertamento rispetto a un rimborso "a memoria".
• Meno lavoro amministrativo in fase di dichiarazione dei redditi e di predisposizione del bilancio.

La soluzione Recivu

Molte delle spese che finiscono in una nota spese amministratore, pranzi di lavoro, taxi, piccoli acquisti in trasferta, nascono da uno scontrino, non da una fattura. Quello scontrino porta con sé un'IVA che l'azienda, senza intervenire, non recupera mai.

Recivu converte gli scontrini in fattura e recupera l'IVA per l'azienda, senza cambiare il modo in cui l'amministratore o i dipendenti già gestiscono le loro spese di trasferta. Zero cambio di processo, un'entrata in più su spese che l'azienda sostiene comunque.