Rimborso spese per liberi professionisti: guida fiscale 2026

Ogni libero professionista che fattura una trasferta si pone la stessa domanda: quella somma è un compenso o un semplice recupero di spesa. Fino al 2024 la risposta era quasi sempre la stessa: tutto reddito, tutto tassato. Dal 2025 la riforma dell'articolo 54 del TUIR ha cambiato le regole. Questo articolo spiega cosa è cambiato, quali documenti servono per non pagare tasse su una spesa che il professionista ha solo anticipato, e dove invece l'Agenzia delle Entrate continua a chiedere la ritenuta.

Perché questa domanda esiste

Fino al 31 dicembre 2024 le spese di trasferta riaddebitate al cliente (vitto, alloggio, viaggio, trasporto) concorrevano al montante dei compensi. Il professionista le fatturava, subiva la ritenuta d'acconto, pagava l'IRPEF su quella somma, e solo dopo poteva dedurre il costo sostenuto, spesso con limiti stretti (75% per vitto e alloggio, tetto del 2% dei compensi annui).

Il risultato era un gonfiamento artificiale del reddito imponibile: il professionista pagava le tasse su un importo che, di fatto, non era un guadagno ma un rimborso. Per chi opera in regime forfettario il problema era ancora più serio, perché quelle somme si sommavano al fatturato rilevante ai fini della soglia degli 85.000 euro, con il rischio concreto di uscire dal regime agevolato per effetto di semplici rimborsi spese.

Cosa dice la legge oggi

Il D.Lgs. 192/2024, in vigore dal 1° gennaio 2025, ha riscritto l'articolo 54 del TUIR introducendo il principio di onnicomprensività, con un'eccezione precisa. L'articolo 54, comma 2, lettera b) stabilisce che non concorrono a formare il reddito le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l'esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente.

La contropartita è la simmetria fiscale: se il rimborso non è più tassato, la spesa corrispondente non è più deducibile per il professionista che l'ha sostenuta. Non è un vantaggio a costo zero, è una compensazione: prima si pagavano le tasse sul rimborso ma si deduceva il costo, oggi né l'una né l'altra cosa.

Perché un rimborso sia davvero "analitico" servono due requisiti, introdotti in modo definitivo dal DL 84/2025: la spesa deve essere documentata con fatture o ricevute intestate al professionista, e il pagamento originario deve essere avvenuto con strumenti tracciabili (bonifico, carta di credito o debito). Il contante fa perdere l'esenzione.

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Il caso più insidioso resta il rimborso chilometrico. Con la risposta a interpello n. 270/2025, l'Agenzia delle Entrate ha chiarito che una tariffa calcolata sui chilometri percorsi (anche con le tabelle ACI) non è un rimborso analitico, perché non dimostra il costo realmente sostenuto: include componenti stimate come usura e assicurazione, non solo il carburante. Il risultato è che questo tipo di rimborso resta un compenso a tutti gli effetti: soggetto a IVA, a ritenuta d'acconto del 20% e alla soglia dei forfettari. Diverso il discorso per pedaggi e parcheggi pagati con carta e documentati singolarmente: quelli restano analitici ed esenti.

Come si fa in pratica

1. Concorda le condizioni prima dell'incarico. Specifica nel contratto o nella lettera d'incarico che le spese di trasferta sono a carico del committente e vanno riaddebitate analiticamente.
2. Paga sempre con strumenti tracciabili. Carta di credito o debito, bonifico. Mai contanti, pena la perdita dell'esenzione.
3. Conserva la documentazione originale. Fatture, ricevute, scontrini con dati identificativi, anche se intestati al professionista.
4. Separa in fattura compenso e rimborso. Il rimborso va indicato distintamente, con il codice natura corretto (N2.2 per i forfettari sulle somme escluse da reddito).
5. Evita il rimborso a chilometro. Se possibile, fai riaddebitare i costi vivi documentati (carburante, pedaggi) invece di una tariffa forfettaria a km, per restare nel perimetro dell'analiticità.
6. Valuta il pagamento diretto del committente. Se è l'azienda cliente a pagare hotel e trasporti, per il professionista non c'è alcun obbligo fiscale da gestire.

Vantaggi per il business

• Meno IRPEF su somme che non sono un vero guadagno. Il professionista non paga più le tasse su un rimborso che, di fatto, gli restituisce solo un costo anticipato.
• Soglia forfettario più stabile. I rimborsi analitici tracciati non intaccano più il limite degli 85.000 euro, riducendo il rischio di uscire dal regime agevolato per una trasferta.
• Meno contenzioso con il committente. Regole chiare su cosa è analitico e cosa no riducono le contestazioni in fase di fatturazione.
• Gestione più semplice per l'azienda cliente. Un'azienda che riceve fatture con rimborsi correttamente documentati e tracciati ha meno rischio in caso di controllo, e può dedurre la spesa senza incertezze.

Ma la parte più delicata, per chi lavora con decine di collaboratori e liberi professionisti, resta la raccolta e la verifica dei giustificativi: capire quali documenti sono davvero tracciabili, quali sono intestati correttamente, quali rischiano di far scattare la ritenuta. È qui che una gestione automatizzata delle spese e dei documenti commerciali fa la differenza tra un controllo fatto a campione e un processo davvero solido.