Quali spese può scaricare un libero professionista nel 2026: la guida completa

Ogni anno, con l'avvicinarsi della dichiarazione dei redditi, la stessa domanda torna puntuale: "Ma io cosa posso scaricare?". La risposta non è banale, perché le regole cambiano in base alla tipologia di spesa, alla percentuale di utilizzo professionale e, dal 2025, anche allo strumento di pagamento utilizzato. Questa guida raccoglie tutte le categorie di costi deducibili per un libero professionista con partita IVA in regime ordinario o semplificato, con le percentuali e i riferimenti normativi aggiornati.

Deducibile e detraibile: la differenza che conta

Prima di entrare nel merito, serve chiarire un equivoco molto diffuso. I due termini indicano meccanismi fiscali diversi.

I costi deducibili si sottraggono dal reddito imponibile. Abbassano la base su cui vengono calcolate le imposte dirette (IRPEF). I costi detraibili, invece, si sottraggono dall'imposta da versare: è il caso, ad esempio, dell'IVA sugli acquisti per i professionisti in regime ordinario.

In questo articolo ci concentriamo sulla deducibilità ai fini IRPEF, cioè su cosa riduce concretamente il reddito che il professionista dichiara nel quadro RE del Modello Redditi.

Spese deducibili al 100%: i costi a deducibilità integrale

Tutte le spese che rispettano il principio di inerenza (collegamento funzionale con l'attività professionale) e sono riferibili in modo esclusivo all'esercizio dell'attività si deducono integralmente. Non esistono soglie o percentuali ridotte: il costo è deducibile per l'intero ammontare nell'anno in cui viene sostenuto.

Le principali categorie:

• Cancelleria, materiali di consumo e valori bollati
• Libri, riviste e pubblicazioni professionali
• Software gestionali e licenze per l'attività
• Utenze dello studio professionale (luce, acqua, internet, telefono fisso con partita IVA)
• Premi assicurativi per la responsabilità professionale
• Iscrizione all'albo e contributi all'ordine professionale
• Arredamento e attrezzature da ufficio
• Attrezzatura informatica (PC, tablet, stampanti, server, router)
• Compensi a collaboratori e professionisti esterni
• Canoni di locazione per immobili strumentali, oneri condominiali e TARI
• Manutenzione e riparazione di attrezzature e arredi
• Spese per lavoro dipendente (inclusa la quota TFR maturata nel periodo d'imposta)
• Contributi previdenziali obbligatori (cassa professionale o Gestione Separata INPS)

Una nota importante sui beni strumentali: quelli con costo unitario inferiore a 516,46 euro si deducono integralmente nell'anno di acquisto. Quelli superiori seguono il piano di ammortamento, con la novità che dal 2025 la deduzione del primo anno è ridotta al 50% della quota (non più al 100%).

Spese per telefonia: deducibilità all'80%

Le spese di telefonia, sia fissa che mobile, sono deducibili nella misura dell'80% del costo presente in fattura. La distinzione tra fisso e mobile, ai fini della deducibilità del costo, non esiste più da anni.

Per l'IVA il discorso cambia: la detrazione è al 100% per la telefonia fissa e al 50% per la telefonia mobile.

Condizione essenziale: le utenze devono essere intestate al professionista e riportare il numero di partita IVA.

Alberghi e ristoranti: la regola del 75% con doppio tetto

Le spese per vitto e alloggio sono uno dei capitoli più articolati della fiscalità del professionista.

La regola base: il professionista può dedurre il 75% dei costi per alberghi e ristoranti, nel limite del 2% dei compensi fatturati nell'anno. L'IVA è detraibile al 100%, ma solo se il professionista si fa rilasciare la fattura. Con la sola ricevuta, il costo resta deducibile al 75% ma l'IVA non è detraibile.

‍

Caso particolare: quando il professionista sostiene spese di vitto e alloggio nell'ambito di un incarico e le riaddebita analiticamente al committente in fattura, la deducibilità è al 100%, senza limiti percentuali. Dal 2025 queste spese riaddebitate analiticamente sono fiscalmente neutre: non concorrono più a formare il reddito del professionista e, simmetricamente, non sono deducibili.

Formazione e aggiornamento: 100% fino a 10.000 euro

Le spese per la formazione professionale godono di un trattamento favorevole, introdotto dal Jobs Act Autonomi (L. 81/2017) e confermato dalla riforma fiscale nel nuovo art. 54-septies del TUIR.

Sono integralmente deducibili, entro il limite annuo di 10.000 euro:

• Iscrizione a master e corsi di formazione o aggiornamento professionale
• Iscrizione a convegni e congressi
• Spese di viaggio e soggiorno collegate a questi eventi

Attenzione al doppio limite segnalato dall'Agenzia delle Entrate nelle istruzioni del Modello Redditi: per le spese di vitto e alloggio sostenute in occasione di eventi formativi, è deducibile solo il 75% dell'importo. La quota così ridotta, sommata alle spese di iscrizione, non deve superare i 10.000 euro.

Esiste poi un secondo plafond: fino a 5.000 euro annui sono deducibili le spese per servizi di certificazione delle competenze, orientamento e sostegno all'auto-imprenditorialità, erogati da organismi accreditati.

Auto e mezzi di trasporto: il 20% con tetto di costo

Per il professionista, le spese relative ai mezzi di trasporto sono tra le più penalizzate dal punto di vista fiscale. L'art. 164 del TUIR impone un doppio limite: una percentuale di deducibilità ridotta e un tetto al costo fiscalmente riconosciuto.

‍

Il limite numerico è rigido: un professionista individuale può dedurre i costi di un solo veicolo. Per gli studi associati, il limite è di un veicolo per socio o associato.

La deducibilità al 20% si applica a tutte le spese correlate: ammortamento, carburante, manutenzione, assicurazione, bollo. L'IVA è detraibile al 40%.

Spese di viaggio e trasporto generiche (treni, aerei, taxi) non legate all'auto sono invece deducibili al 100% se inerenti all'attività.

L'immobile: strumentale vs promiscuo

La distinzione tra immobile strumentale (usato esclusivamente per la professione) e immobile a uso promiscuo (casa-studio) determina percentuali di deducibilità molto diverse.

Per l'immobile strumentale (uso esclusivo): le spese di gestione, utenze, condominio e manutenzione ordinaria sono deducibili al 100%.

Per l'immobile ad uso promiscuo, l'art. 54, comma 3 del TUIR prevede la deducibilità del 50% di:

• Rendita catastale (se di proprietà) o canone di locazione/leasing
• Spese condominiali
• Utenze (luce, gas, acqua)
• Spese di manutenzione e ammodernamento non incrementative

La deduzione al 50% spetta a una condizione precisa: il professionista non deve disporre, nello stesso Comune, di un altro immobile adibito esclusivamente all'esercizio dell'attività. Se possiede già uno studio dedicato nello stesso Comune, la casa-ufficio non è deducibile neanche al 50%.

Nota importante: la percentuale del 50% è forfettaria. Non serve dimostrare quanti metri quadrati sono dedicati alla professione. Questo vale sia per le spese correnti che per le utenze, a condizione che siano intestate al professionista con partita IVA.

I beni strumentali per natura (PC, stampanti, arredi da ufficio) restano deducibili al 100% anche se collocati nella casa-studio, perché sono funzionali per definizione all'attività.

Dipendenti e trasferte: le soglie da conoscere

Se il professionista ha dipendenti, le spese relative al personale sono integralmente deducibili, inclusa la quota TFR. Per le trasferte dei dipendenti fuori dal Comune di lavoro, sono deducibili:

• Spese di vitto e alloggio giornaliere fino a 180,76 euro/giorno per trasferte in Italia
• Buoni pasto elettronici fino a 8,00 euro/giorno per dipendente (5,29 euro per i cartacei)
• Buoni spesa e omaggi ai dipendenti fino a 258,23 euro annui per dipendente

Tracciabilità dei pagamenti: la novità 2025

La Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024) ha introdotto un requisito aggiuntivo per la deducibilità di alcune categorie di spesa: il pagamento tracciabile. Carte di credito, carte di debito, bonifici, assegni. Il contante rende la spesa indeducibile.

L'obbligo di tracciabilità, dopo il coordinamento normativo operato dal D.L. 84/2025, si applica dal 18 giugno 2025 per i professionisti e riguarda:

• Spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute direttamente dal professionista per la propria attività
• Rimborsi analitici corrisposti a dipendenti o ad altri lavoratori autonomi
• Spese di rappresentanza e omaggi (anche quelle di valore unitario inferiore a 50 euro)

L'obbligo vale solo per le spese sostenute nel territorio dello Stato: per le spese all'estero, il D.L. 84/2025 ha eliminato il vincolo della tracciabilità, con effetto retroattivo dal 1 gennaio 2025.

Il riepilogo: tabella delle percentuali di deducibilità

Il principio di cassa: quando dedurre

I costi sostenuti dal professionista si deducono dal reddito nel periodo d'imposta in cui il pagamento viene effettivamente eseguito, non quando la fattura è emessa o il servizio reso. Questo è il principio di cassa previsto dall'art. 54 del TUIR.

Eccezione principale: i beni strumentali, che si deducono attraverso il piano di ammortamento. E le spese di manutenzione straordinaria degli immobili, che dal 2024 si ripartiscono in sei quote costanti.

Regime forfettario: perché questo articolo non si applica

Tutto quanto descritto sopra riguarda i professionisti in regime ordinario o semplificato. Chi aderisce al regime forfettario non deduce analiticamente i costi: il reddito imponibile è calcolato applicando un coefficiente di redditività ai compensi percepiti. L'unica deduzione analitica ammessa è quella dei contributi previdenziali obbligatori.

Come Recivu aiuta i professionisti a recuperare l'IVA

Per il professionista in regime ordinario, ogni fattura è un'occasione di deduzione e di detrazione IVA. Ma ottenere la fattura al ristorante, in hotel o al bar non è sempre semplice, soprattutto quando il punto vendita non è attrezzato per emetterla. Con Recivu, il professionista può ricevere automaticamente la fattura elettronica per ogni spesa effettuata presso i punti vendita convenzionati, senza doverla richiedere in cassa. Basta uno scontrino.