Spese di trasferta: quali sono deducibili e come gestirle nel 2026

Ogni trasferta genera una domanda ricorrente nell'amministrazione: quanto di questa spesa possiamo effettivamente dedurre? La risposta dipende da tre variabili che si intrecciano: il tipo di spesa (vitto, alloggio, viaggio), il metodo di rimborso adottato e, da un anno a questa parte, lo strumento di pagamento usato dal dipendente. Vediamo come orientarsi.

Perché la deducibilità delle trasferte genera così tanti dubbi

La confusione nasce da un dettaglio che in pochi conoscono: la normativa fiscale tratta in modo diverso il dipendente e l'azienda.

• Per il dipendente, l'art. 51, comma 5 del TUIR stabilisce entro quale soglia il rimborso non genera reddito imponibile in busta paga.
• Per l'azienda, l'art. 95, comma 3 del TUIR stabilisce entro quale soglia il costo è deducibile dal reddito d'impresa.

Sono due limiti diversi, pensati per finalità diverse, e non coincidono quasi mai. Un'indennità forfettaria di 100 euro al giorno per una trasferta in Italia, ad esempio, supera il limite di esenzione per il dipendente (46,48 euro), ma resta interamente deducibile per l'azienda ai fini IRES. Trattare i due limiti come se fossero lo stesso numero è l'errore più comune negli uffici amministrazione del personale

Cosa dice la legge: i limiti di deducibilità per l'azienda

L'articolo di riferimento per l'impresa è l'art. 95, comma 3 del TUIR, e i limiti cambiano in base al metodo di rimborso

‍

Le spese di viaggio (treno, aereo, taxi, NCC) seguono una regola diversa: sono interamente deducibili, purché documentate con fattura o ricevuta. Lo stesso vale per le spese accessorie non documentabili come parcheggio, mance o lavanderia, storicamente ammesse in deduzione anche senza scontrino.

Un caso a parte è l'auto propria o a noleggio: il rimborso chilometrico è deducibile per intero solo per veicoli fino a 17 cavalli fiscali a benzina o 20 a diesel. Oltre questa soglia, l'eccedenza resta indeducibile per l'azienda, anche se l'azienda decide comunque di rimborsarla al dipendente.

La novità 2025-2026: senza tracciabilità, niente deduzione

Dal 1° gennaio 2025 si è aggiunto un requisito che cambia le regole del gioco: il comma 3-bis dell'art. 95 TUIR subordina la deducibilità di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi taxi e NCC) all'uso di strumenti di pagamento tracciabili: bonifico, carta di credito o debito, altri sistemi elettronici previsti dall'art. 23 del D.Lgs. 241/1997.

Alcuni punti pratici da tenere a mente:

• L'obbligo di tracciabilità riguarda le spese sostenute in Italia. Per le trasferte all'estero, il rimborso può restare non imponibile anche se pagato in contanti, purché correttamente documentato.
• Non sono soggetti a tracciabilità i costi per mezzi diversi da taxi e NCC (treno, autobus) e i rimborsi in forma di indennità chilometrica.
• Se la spesa viene pagata in contanti dove la tracciabilità è obbligatoria, si perde il doppio beneficio: il rimborso può diventare imponibile per il dipendente e indeducibile per l'azienda.
• La circolare dell'Agenzia delle Entrate n. 15/2025 ha chiarito che l'obbligo si applica sia alle trasferte fuori Comune sia a quelle interne, ed estende la tracciabilità anche ai servizi di mobilità prenotati tramite piattaforme digitali.

Nei modelli Redditi 2026 questa novità si traduce in una variazione in aumento nel quadro RF per la parte di spesa che non rispetta il requisito, con un margine di incertezza applicativa sui codici da usare che i professionisti stanno ancora affrontando.

Come gestire la trasferta in pratica

1. Definisci in anticipo il metodo di rimborso (analitico, forfettario o misto) e mantienilo coerente per tipologia di trasferta, per evitare contestazioni in sede di verifica.
2. Richiedi sempre pagamenti tracciabili per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia: carta aziendale o bonifico, mai contanti.
3. Raccogli i giustificativi corretti: se il rimborso è analitico, la documentazione deve essere intestata sia al dipendente sia all'azienda, o riferirsi a un incarico affidato.
4. Verifica la coerenza della spesa con l'attività lavorativa: importi anomali rispetto alla trasferta possono essere contestati in verifica fiscale.
5. Monitora l'eccedenza rispetto ai limiti giornalieri per gestirla correttamente in dichiarazione, come variazione in aumento nel quadro RF.

Vantaggi per l'azienda di una gestione corretta

1. Nessuna sorpresa in dichiarazione: sapere in anticipo cosa è deducibile evita variazioni in aumento non pianificate a fine anno.
2. Meno rischio in caso di controllo: documentazione e tracciabilità coerenti riducono le contestazioni dell'Agenzia delle Entrate.
3. Maggiore prevedibilità dei costi HR: scegliere il metodo di rimborso giusto per ogni tipologia di trasferta rende il budget T&E più governabile.
4. Recupero IVA più semplice: una nota spese ben documentata è anche la base per recuperare l'IVA sugli acquisti effettuati in trasferta, spesso lasciata sul tavolo perché il documento ricevuto è uno scontrino e non una fattura.

Approfondimento: Indennità di trasferta: come funziona e come si calcola

Guida Tecnica: Rimborso spese a piè di lista: come funziona e quando conviene

Guida Operativa: Rimborso spese misto: quando e come si applica

Approfondimento: Come recuperare l'IVA sugli scontrini dei dipendenti: la guida operativa 2026

La soluzione Recivu

Anche quando la trasferta è gestita in modo impeccabile, resta un problema diffuso: gran parte delle spese di vitto, taxi e piccoli acquisti in trasferta viene documentata con un documento commerciale, non con una fattura. Senza fattura, l'IVA su quella spesa non è recuperabile, anche se il costo è correttamente deducibile ai fini delle imposte dirette.

Recivu converte automaticamente i documenti commerciali raccolti dai dipendenti in trasferta in fatture elettroniche, recuperando l'IVA che altrimenti resterebbe persa in ogni nota spese, senza cambiare le abitudini di chi la trasferta la fa davvero.