Nota di credito: cos'è, quando si emette e come si compila

Una fattura sbagliata non si cancella. Una volta inviata allo SdI e registrata, l'unico modo per correggerla è emettere un nuovo documento che la rettifichi. Quando la correzione riduce l'importo, quel documento è la nota di credito. In questo articolo vediamo cos'è davvero, in quali casi va emessa, entro quando e come si compila quella elettronica.

Cos'è la nota di credito (e cosa la distingue dalla nota di debito)

La nota di credito appartiene alla famiglia delle note di variazione: documenti contabili che si emettono per rettificare una fattura già emessa e registrata, quando cambia l'importo dell'operazione.

La direzione del cambiamento determina quale documento usare:

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In pratica: se hai fatturato meno del dovuto, emetti una nota di debito. Se hai fatturato più del dovuto, o l'operazione si è ridotta o annullata, emetti una nota di credito.

Quando si emette una nota di credito

I casi tipici che fanno scattare una variazione in diminuzione sono quattro:

1. Errore in fattura. Può essere formale (denominazione del cliente errata) o sostanziale (base imponibile sbagliata, calcolo dell'imposta errato, aliquota IVA non corretta).
2. Sconto o abbuono non applicato previsto dal contratto e dimenticato in fase di emissione.
3. Reso di prodotti difettosi, in esecuzione di una clausola contrattuale.
4. Rescissione o annullamento del contratto, totale o parziale.

In tutti questi casi l'importo già fatturato risulta superiore al dovuto. La nota di credito riallinea i conti e, soprattutto, permette di recuperare l'IVA versata in eccesso.

Cosa dice la legge: l'art. 26 e il limite di un anno

Il riferimento normativo è l'art. 26 del DPR 633/1972. La regola sui tempi non è unica: dipende dal motivo della variazione.

C'è un limite di un anno dall'effettuazione dell'operazione quando la riduzione nasce da un accordo tra le parti, oppure quando si correggono inesattezze della fatturazione (ad esempio un'imposta indicata in misura superiore a quella reale).

Non c'è invece alcun limite temporale quando la riduzione deriva da dichiarazione di nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e casi simili, oppure dal mancato pagamento dovuto a procedure concorsuali o a procedure esecutive rimaste infruttuose.

La distinzione è pratica: l'errore "tecnico" o l'accordo commerciale vanno corretti entro dodici mesi; l'evento che travolge il contratto a monte non ha scadenza.

Come si compila una nota di credito elettronica

La nota di credito ha le stesse caratteristiche di una fattura e ne richiede gli stessi dati fondamentali, più il collegamento esplicito al documento che corregge. Gli elementi essenziali della versione elettronica sono:

1. Cedente/prestatore: i dati di chi emette la nota.
2. Cessionario/committente: i dati del destinatario.
3. Imponibile e imposta (oppure il campo Natura se l'operazione non è imponibile).
4. Estremi della fattura originaria che si sta rettificando.
5. Codice TD04, il tipo documento riservato alla nota di credito.

Una volta compilata, la nota si invia allo SdI esattamente come una fattura e si attende l'esito della trasmissione. Molti gestionali consentono di duplicare la fattura di partenza per generare una nota di credito già precompilata con i dati corretti, riducendo il rischio di nuovi errori.

Con Recivu la fattura la richiede l'azienda, non il dipendente

Con Recivu il dipendente non deve chiedere nulla in cassa. L'esercente batte lo scontrino come per qualsiasi cliente, e la fattura su corrispettivo viene richiesta dopo, direttamente dall'azienda, con i dati fiscali corretti già a sistema.

Questo neutralizza le due cause principali delle note di credito sulle spese aziendali:

• Dati di intestazione sbagliati. La fattura nasce con partita IVA e denominazione corrette, perché le inserisce l'azienda e non il dipendente in fretta alla cassa.
• Spesa non approvata. Se il dipendente fa emettere subito la fattura per un costo che l'azienda poi non riconosce, quel documento riferisce una spesa mai realmente sostenuta e va annullato con una nota di credito. Spostando la richiesta a dopo l'approvazione, si fattura solo ciò che l'azienda sostiene davvero.

Il risultato è lo stesso in entrambi i casi: la fattura nasce giusta, l'IVA è recuperabile e il dipendente ha la certezza di farsi rimborsare.

Approfondimento: Fattura su corrispettivo: come funziona il recupero IVA sulle spese aziendali