Duty of care: la sicurezza dei dipendenti in trasferta e gli obblighi dell'azienda nel 2026

Quando un dipendente parte per una trasferta, l'azienda resta responsabile della sua sicurezza esattamente come quando lavora in sede. Questo obbligo ha un nome, duty of care, e conseguenze legali molto precise. In questo articolo vediamo su quali norme si fonda, quali adempimenti concreti richiede e come una PMI può metterlo in pratica senza trasformare ogni trasferta in una pratica burocratica.

Cos'è il duty of care e perché riguarda anche le PMI

Il duty of care, o dovere di diligenza, è il principio secondo cui il datore di lavoro è responsabile del benessere dei propri dipendenti in ogni circostanza legata alla prestazione lavorativa. Non è solo un obbligo etico: è un obbligo di legge, con ricadute civili, penali e reputazionali in caso di negligenza.

Due precisazioni contano più delle altre. La prima: l'obbligo riguarda qualsiasi organizzazione con almeno un dipendente, comprese le piccole e medie imprese, non solo le grandi multinazionali. La seconda: la tutela si estende anche al tempo extra lavorativo della trasferta, quindi alla scelta dell'alloggio, agli spostamenti e alle condizioni generali del soggiorno, non solo alle ore in cui il dipendente lavora.

Cosa dice la legge: art. 2087 del Codice Civile e D.Lgs. 81/2008

Il pilastro normativo è l'art. 2087 del Codice Civile, che impone all'imprenditore di adottare tutte le misure necessarie a tutelare l'integrità fisica e la personalità morale dei lavoratori. La giurisprudenza la definisce una norma di chiusura del sistema: obbliga il datore ad adottare non solo le misure previste da norme specifiche, ma anche quelle cosiddette innominate, suggerite dall'esperienza e dalla tecnica.

Questo principio è reso operativo dal D.Lgs. 81/2008, il Testo Unico sulla sicurezza, che impone due obblighi inderogabili: valutare tutti i rischi e redigere il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR). Nel caso delle trasferte, la valutazione deve estendersi oltre la sede abituale e considerare i rischi specifici del luogo di destinazione.

Sul piano della responsabilità, la posizione dell'azienda è delicata. La responsabilità ex art. 2087 è di natura contrattuale: al lavoratore basta provare il danno e il nesso causale con l'attività, mentre spetta al datore dimostrare di aver adottato tutte le cautele necessarie per evitarlo. La Corte di Cassazione ha inoltre confermato che il datore distaccante deve accertare preventivamente le condizioni di sicurezza del luogo di lavoro all'estero. A questo si aggiunge il D.Lgs. 231/2001, che estende la responsabilità amministrativa dell'ente anche a reati commessi all'estero.

Gli adempimenti concreti: DVR, sorveglianza sanitaria e ISO 31030

Tradurre il duty of care in pratica significa presidiare tre aree.

DVR integrato con le trasferte. Il Documento di Valutazione dei Rischi va integrato con una sezione dedicata alle missioni, che analizzi i rischi sanitari, geopolitici, logistici e climatici della destinazione. Per le trasferte in cantieri o siti terzi entra in gioco anche il DUVRI.

Sorveglianza sanitaria. Ai sensi dell'art. 41 del D.Lgs. 81/2008, in presenza di rischi aggravati legati alla trasferta il medico competente deve esprimere un giudizio di idoneità specifico, tenendo conto di profilassi, condizioni climatiche estreme e stress da spostamenti.

ISO 31030. La UNI ISO 31030:2021 è lo standard internazionale sul Travel Risk Management. Non è obbligatoria, ma fornisce un metodo strutturato per costruire una travel risk policy e, soprattutto, permette all'azienda di dimostrare di aver adottato strumenti di tutela, un elemento di difendibilità legale rilevante in caso di contenzioso.

Il costo dell'inadempimento non è teorico. La mancata valutazione dei rischi della trasferta nel DVR può comportare per il datore l'arresto da tre a sei mesi oppure un'ammenda che, secondo gli importi vigenti, va da circa 3.071 a 7.862 euro.

Come mettere in pratica il duty of care: la checklist

Per una PMI, un presidio efficace non richiede una struttura dedicata, ma procedure chiare e ripetibili.

1. Definire o aggiornare una travel policy con procedure di briefing pre partenza, canali di contatto durante la missione e protocolli di emergenza.
2. Valutare i rischi della destinazione prima di ogni trasferta, usando fonti ufficiali aggiornate.
3. Verificare i documenti del viaggiatore: passaporto in corso di validità e, per l'area UE, la Tessera Europea di Assicurazione Malattia (TEAM).
4. Predisporre le coperture adeguate: la TEAM garantisce l'accesso alla sanità pubblica UE, ma non copre rimpatrio sanitario e strutture private, per cui spesso serve una polizza viaggio dedicata.
5. Tenere traccia di chi è in trasferta e dove, con un registro delle missioni.
6. Formare il personale sui rischi specifici del Paese e sulle procedure da seguire in caso di emergenza.

Guida operativa: Trasferte all'estero nel 2026: rimborsi, valute e adempimenti senza errori

Dove sicurezza e note spese si incontrano

La travel policy che tutela il dipendente è la stessa che governa i rimborsi. E qui la normativa è cambiata: dal 2025 le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto devono essere pagate con strumenti tracciabili perché il rimborso resti esente da imposte per il dipendente e deducibile per l'azienda. Una gestione ordinata delle trasferte, quindi, serve contemporaneamente a due obiettivi: dimostrare di aver adempiuto al duty of care e mettere in sicurezza la deducibilità fiscale dei costi.

In pratica, la stessa disciplina che protegge la persona protegge anche il bilancio. Chi struttura policy, rendicontazione e controllo dei giustificativi riduce insieme il rischio di contenzioso sulla sicurezza e quello di rilievi in sede di controllo fiscale.

Approfondimento: Calcolatore rimborso chilometrico ACI: quanto spetta al dipendente

Approfondimento: Automatizzare le note spese: quanto tempo e quanta IVA sta perdendo la tua PMI

La soluzione Recivu

Anche quando la trasferta è gestita in modo impeccabile, resta un problema diffuso: gran parte delle spese di vitto, taxi e piccoli acquisti in viaggio viene documentata con un documento commerciale, non con una fattura. Senza fattura, l'IVA su quella spesa non è recuperabile, anche quando il costo è correttamente deducibile ai fini delle imposte dirette.

Recivu converte automaticamente i documenti commerciali raccolti dai dipendenti in trasferta in fatture elettroniche, recuperando l'IVA che altrimenti resterebbe persa in ogni nota spese. Il dipendente continua a fare quello che ha sempre fatto, l'azienda smette di lasciare soldi sul tavolo a ogni missione.